Pomimo dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych, ilość tradycyjnych papierowych dokumentów krążących w obiegu nie ulega zmniejszeniu. Każdy urzędnik lub przedsiębiorca prowadzący biuro zobowiązany jest do przechowywania umów, wniosków, faktur, czy też rachunków w swym archiwum. Do jego stworzenia doskonale nadają się klasyczne segregatory biurowe.
Rodzaje segregatorów dostępnych w sprzedaży
Segregatory biurowe wykorzystywane są do porządkowania i archiwizowania różnego rodzaju dokumentów. Odpowiednio dobrane i oznaczone znacząco skracają czas potrzebny do odszukania niezbędnych papierów. Zazwyczaj segregatory mają formę sztywnej oprawy wykonanej z grubego kartonu pokrytego polipropylenową folią, która pełni funkcję zabezpieczającą. Wytrzymały materiał skutecznie chroni przechowywane dokumenty przed zabrudzeniem, zagnieceniem oraz zamoczeniem. Największą popularnością cieszą się oprawy w formacie A4, których wysokość wynosi 320 mm, a długość 285 mm.
Wybierając segregator biurowy, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów. Jednym z najważniejszych jest szerokość grzbietu. Od niego w dużej mierze zależy, ile kartek papieru będzie w stanie pomieścić oprawa. Najchętniej wybierane przez klientów są modele o szerokości 55 mm oraz 75 mm, jednak w sprzedaży dostępne są także modele o innych wymiarach. Istotnym elementem wpływającym na komfort korzystania z segregatorów biurowych jest rodzaj zastosowanego mechanizmu otwierania i przeglądania dokumentów. W zależności od producenta stosuje się mechanizm dźwigniowy lub kółkowy. Oprawy dostępne są zwykle w różnych kolorach. Dobrym i funkcjonalnym rozwiązaniem jest zakup segregatora wyposażonego w kieszeń na wymienne etykiety umieszczoną na jego grzbiecie.
Pozostałe akcesoria do archiwizacji dokumentów
Decydując się na zakup segregatorów biurowych, nie wolno zapominać o pozostałych dodatkach ułatwiających archiwizację dokumentów. Do najważniejszych akcesoriów zaliczyć trzeba skoroszyty, które można wpinać do segregatorów. Ich zastosowanie pozwala na kompletowanie dokumentów należących do tych samych kategorii. Zastosowanie takiego podziału znacząco skraca czas poszukiwania niezbędnych papierów. Osoby, które nie chcą stosować skoroszytów, mogą zdecydować się na zakup kolorowych przekładek do segregatora, które pełnią funkcję przegródek.
Coraz większą popularnością cieszą się także przeźroczyste koszulki na dokumenty wykonane z cienkiej folii polipropylenowej. Folie wyposażone są w pasek boczny z otworami, który umożliwia precyzyjne wpinanie dokumentów do segregatora. Fabrycznie przygotowane otwory sprawiają, że dokument umieszczony w koszulce nie wymaga dodatkowego dziurkowania, co znacząco skraca czas potrzebny do jego archiwizacji. W sytuacji, gdy biuro korzysta się z kilku segregatorów, niezbędne jest zaopatrzenie się w zestaw etykiet wykorzystywanych do oznaczania grzbietów. W sprzedaży dostępne są etykiety pasujące do fabrycznych kieszeni segregatorów znajdujących się na grzbiecie bądź oznaczniki samoprzylepne pokryte od wewnątrz warstwą kleju.
